Sicurezza
Aggiornamento:
Come proteggiamo i documenti in Ricalco AI, strumento a uso interno riservato ai dipendenti e collaboratori autorizzati di T&T SRL.
Dove vengono elaborati i documenti
Ricalco AI riceve PDF e immagini, ne riconosce il testo e prepara i formati Markdown, DOCX e TXT scelti dall’utente. Il riconoscimento usa modelli eseguiti con Ollama, llama.cpp o ONNX Runtime sulla VM Oracle nella regione Milano, Italia. Quando attivi la pseudonimizzazione, il testo viene elaborato dai componenti Rizzo PII o Doc Sanitizer e dal deposito cifrato delle corrispondenze, sulla stessa infrastruttura.
I componenti di elaborazione comunicano nella rete interna del servizio. I dati necessari alla gestione dell’account e della sessione sono trattati anche da Clerk, il fornitore dell’autenticazione. Puoi approfondire destinatari e luoghi del trattamento nella Privacy policy.
Accesso e protezione della connessione
L’uso è consentito esclusivamente per le attività e gli incarichi di T&T SRL assegnati alla persona autorizzata. Sono esclusi l’uso di terzi, le attività proprie o di altre organizzazioni e lo sfruttamento commerciale della webapp. Le autorizzazioni sono gestite dall’amministratore unico.
La connessione al sito pubblico usa HTTPS. Per elaborare un documento e accedere ai risultati serve una sessione autenticata. L’app verifica l’identità sul server e associa elaborazioni, download e corrispondenze dei token al rispettivo utente.
L’accesso all’app scade dopo 30 minuti di inattività. Il tempo di invio, attesa ed elaborazione OCR, compresa l’eventuale pseudonimizzazione, è escluso dal conteggio, che riprende con il tempo residuo alla conclusione. Le verifiche automatiche dell’avanzamento non prolungano l’accesso. Il controllo avviene sul server ed è condiviso tra le schede che usano la stessa sessione.
Il codice progetto organizza le corrispondenze all’interno dell’account. Usare lo stesso codice in un altro account non concede accesso ai dati del primo utente. I risultati sono resi scaricabili soltanto quando l’elaborazione e l’eventuale pseudonimizzazione sono terminate.
L’amministrazione del servizio e l’accesso amministrativo sono riservati all’amministratore unico di T&T SRL. La separazione tra gli account riguarda l’accesso ordinario dell’app; i privilegi amministrativi dell’infrastruttura devono essere gestiti con le misure di sicurezza appropriate.
Conservazione temporanea
Originali, copie temporanee, risultati e stato delle elaborazioni di Ricalco AI sono conservati in aree di memoria RAM configurate senza trasferimento su swap. Anche il deposito delle corrispondenze reversibili usa RAM; i valori originali delle corrispondenze sono cifrati.
| Dato | Quando viene eliminato |
|---|---|
| Originale e intermedi, elaborazione riuscita | Dopo il completamento dell’OCR e dell’eventuale pseudonimizzazione, prima di rendere disponibili i risultati definitivi. |
| Originale e intermedi, errore o interruzione | Entro 15 minuti dal termine registrato dell’elaborazione, per consentire un nuovo tentativo. Un processo interrotto viene registrato come tale al recupero. |
| Ciascun file finale | Dopo il trasferimento completo e la conferma di ricezione del browser, oppure alla scadenza massima di 24 ore dalla creazione registrata. |
| Corrispondenze dei token | Alla scadenza fissa di 72 ore dalla creazione. Riutilizzare una corrispondenza non prolunga questo termine. |
Questi termini indicano la conservazione massima. Un riavvio o un guasto può cancellare dati e download anche prima. Ricalco AI non è un archivio: conserva gli originali e salva i risultati che ti servono sul tuo dispositivo.
La conferma di ricezione riguarda il browser; non attesta che il sistema operativo abbia salvato il file. Scaricare un formato elimina solo quel risultato, lasciando gli altri disponibili entro il loro termine.
I tempi relativi a documenti e token non descrivono la conservazione degli account, dei log tecnici e dei registri di audit. Questi trattamenti sono illustrati separatamente nella Privacy policy.
Cosa significa pseudonimizzazione
L’opzione chiamata «anonimizzazione» nell’interfaccia sostituisce i dati riconosciuti con token reversibili. Si tratta quindi di pseudonimizzazione: l’utente autorizzato può ripristinare i valori finché le corrispondenze sono disponibili, usando lo stesso account e codice progetto.
L’opzione è facoltativa e inizialmente disattivata. Se la lasci disattivata, i risultati possono contenere tutti i dati presenti nel documento. Anche quando la attivi, il sistema può non riconoscere alcuni dati o sostituire informazioni che volevi mantenere: controlla sempre il risultato prima di condividerlo.
Se il componente di pseudonimizzazione selezionato o il deposito delle corrispondenze non è disponibile, l’elaborazione termina con errore. I risultati vengono pubblicati solo dopo il completamento del metodo scelto.
Controlli del servizio
Il server controlla formato, dimensione e contenuto dei file, parametri di elaborazione e capacità disponibile. Gli upload sono limitati a 25 MiB. Sono applicati limiti alle elaborazioni contemporanee, protezioni delle risposte web e controlli di accesso ai singoli risultati.
La cifratura HTTPS protegge il collegamento con il sito; il servizio deve poter leggere il contenuto per svolgere l’OCR. Le misure adottate riducono i rischi, ma la sicurezza dipende anche dalla protezione del tuo account e del dispositivo su cui scarichi i risultati.
Segnalare un problema di sicurezza
Per segnalazioni scrivi a info@studioteatini.it. Indica il comportamento osservato e quando si è verificato; usa esempi privi di dati personali e non inviare password o documenti riservati nella prima segnalazione.