Privacy policy
Aggiornamento:
Questa informativa descrive i dati trattati da Ricalco AI, strumento a uso interno riservato ai dipendenti e collaboratori autorizzati di T&T SRL, e i dati raccolti quando visiti le pagine informative.
1. Titolare e contatti
Il gestore del servizio e titolare del trattamento dei dati relativi al suo funzionamento è T&T SRL, codice fiscale e partita IVA 03824751006, con sede in Viale di Trastevere 141, 00153 Roma. Per domande sulla privacy o per esercitare i tuoi diritti scrivi a info@studioteatini.it.
Non è stato nominato un responsabile della protezione dei dati (RPD/DPO). Puoi rivolgerti direttamente al titolare al recapito indicato.
I diritti sulla webapp Ricalco AI appartengono a Leonardo Teatini. T&T SRL è licenziataria e gestisce lo strumento senza corrispettivo per l’uso interno dei propri dipendenti e collaboratori autorizzati, esclusivamente nell’ambito delle attività aziendali. La webapp non è destinata all’uso di terzi e non è offerta come servizio commerciale.
2. Quali dati trattiamo
- Account e accesso: identificativo utente, dati di profilo comunicati dal metodo di accesso scelto, informazioni di sessione e dati tecnici necessari all’autenticazione gestita da Clerk. Se usi un accesso federato, interviene anche il relativo fornitore di identità.
- Documenti: PDF e immagini caricati, testo riconosciuto, eventuali dati personali contenuti nei documenti e risultati nei formati richiesti.
- Impostazioni ed elaborazioni: codice progetto, modello, prompt e opzioni scelti, stato dell’elaborazione, date e informazioni tecniche sui download.
- Corrispondenze reversibili: se attivi la pseudonimizzazione, associazioni tra token e valori originali riconosciuti.
- Navigazione e sicurezza: indirizzo IP, informazioni sulla richiesta e sul browser, eventi di accesso e registri tecnici trattati dall’infrastruttura e dai fornitori.
- Preferenze: scelta sui cookie e, se autorizzi il salvataggio, impostazioni dell’app conservate nel browser.
- Comunicazioni: dati che invii contattando l’assistenza o formulando una richiesta relativa ai tuoi diritti.
Il contenuto dei documenti dipende da ciò che carichi. Può riguardare persone diverse dall’utente. Carica solo i dati necessari alle attività di T&T SRL per le quali sei autorizzato.
3. Perché trattiamo i dati
| Finalità | Base giuridica |
|---|---|
| Gestire l’accesso allo strumento aziendale e il relativo supporto | Interesse legittimo di T&T SRL a organizzare le proprie attività e fornire strumenti alle persone autorizzate (art. 6, par. 1, lett. f, GDPR), nei limiti di necessità e nel rispetto dei loro diritti. Per i dati strettamente necessari all’esecuzione del rapporto lavorativo o professionale rileva anche l’art. 6, par. 1, lett. b, GDPR. |
| Proteggere account e servizio, prevenire abusi e gestire problemi tecnici | Interesse legittimo del gestore a proteggere i dati, verificare gli accessi e mantenere il funzionamento del servizio (art. 6, par. 1, lett. f, GDPR), nel rispetto dei diritti degli interessati. |
| Salvare nel browser le preferenze facoltative | Consenso, revocabile dalle impostazioni cookie (art. 6, par. 1, lett. a, GDPR). |
| Rispondere alle richieste di esercizio dei diritti e adempiere agli obblighi applicabili | Adempimento di obblighi di legge (art. 6, par. 1, lett. c, GDPR). |
Le basi indicate per la gestione dell’accesso non autorizzano automaticamente il trattamento dei dati personali contenuti nei documenti. Per questi dati valgono le finalità, le basi giuridiche e le istruzioni dell’attività aziendale o dell’incarico pertinente.
4. Documenti di clienti o altre persone
I dipendenti e collaboratori autorizzati possono elaborare documenti di clienti o altre persone soltanto nell’ambito delle attività e degli incarichi di T&T SRL. Sono esclusi l’uso per attività proprie, per altre organizzazioni o l’offerta della webapp a terzi.
Per i dati documentali, il ruolo di T&T SRL dipende dalle finalità e dall’incarico concreto: può operare come titolare oppure per conto di un cliente secondo gli accordi applicabili. Le autorizzazioni e le istruzioni degli utenti sono definite da T&T SRL in relazione ai compiti assegnati; consulta le istruzioni sul trattamento dei dati. La presente pagina non sostituisce gli atti o gli accordi necessari per i singoli incarichi.
L’uso aziendale può comprendere dati sanitari o giudiziari. Prima del caricamento devono essere individuati, oltre alla base generale, la condizione applicabile ai dati sanitari e il presupposto previsto per i dati giudiziari. Carica questi dati soltanto se il trattamento richiesto è autorizzato e compreso nell’incarico e nelle istruzioni di T&T SRL.
L’attivazione della pseudonimizzazione modifica il risultato dopo l’OCR: il documento originale e il testo sono comunque trattati per effettuare l’elaborazione richiesta. Il consenso alle preferenze cookie riguarda il browser e non autorizza il caricamento di dati di terzi.
5. Come funziona l’elaborazione
Dopo l’accesso, il documento viene ricevuto dal servizio e processato dai modelli OCR tramite Ollama, llama.cpp o ONNX Runtime sull’infrastruttura di Ricalco AI. Il risultato viene convertito nei formati selezionati. Se attivi l’opzione di pseudonimizzazione, il testo completo dell’OCR viene elaborato con Rizzo PII o Doc Sanitizer; le corrispondenze necessarie al ripristino sono custodite nel deposito cifrato del servizio.
Questa funzione è facoltativa e inizialmente disattivata. È reversibile entro la durata delle corrispondenze; i dati pseudonimizzati possono restare dati personali. OCR e riconoscimento dei dati possono commettere errori: controlla il contenuto prima di usarlo o condividerlo.
I componenti applicativi usano modelli già disponibili per l’elaborazione richiesta. Il flusso di OCR e pseudonimizzazione non prevede addestramento sui documenti caricati.
Le funzioni dell’app producono trascrizioni e sostituzioni di dati; non prendono decisioni sulle persone con effetti giuridici o analogamente significativi.
6. Per quanto tempo conserviamo i dati
| Dato | Durata o criterio |
|---|---|
| Originali e intermedi, esito riuscito | Fino al termine dell’OCR e dell’eventuale pseudonimizzazione; eliminati prima della pubblicazione dei risultati definitivi. |
| Originali e intermedi, errore o interruzione | Al massimo 15 minuti dal termine registrato, per consentire un nuovo tentativo. Il recupero registra gli eventuali processi interrotti. |
| Ogni risultato finale | Al massimo 24 ore dalla creazione registrata, oppure fino al proprio trasferimento completo confermato dal browser, se precedente. |
| Corrispondenze dei token | Al massimo 72 ore dalla creazione, senza proroga in caso di riutilizzo. |
| Stato delle elaborazioni | Collegato al ciclo di vita dell’elaborazione; dopo il consumo di tutti i risultati rimane una breve finestra tecnica per concludere le ricevute. Non costituisce uno storico permanente. |
| Scelta sulle preferenze browser | Sei mesi nel cookie tecnico ricalco_cookie_consent. |
| Preferenze facoltative nel browser | Fino alla cancellazione dei dati del sito, alla revoca del consenso o alla successiva apertura dell’app senza un consenso valido. |
| Account Ricalco AI | Fino alla revoca dell’autorizzazione di accesso o alla richiesta di cancellazione, se precedente. L’accesso deve essere revocato quando cessa il rapporto o il compito che ne giustifica l’uso. La chiusura è gestita dall’amministratore unico tramite il servizio di autenticazione. |
| Accesso all’app e sessione | L’accesso a Ricalco AI scade dopo 30 minuti di inattività. Il conteggio è sospeso durante l’invio, l’attesa e l’elaborazione OCR, compresa l’eventuale pseudonimizzazione, e riprende con il tempo residuo alla conclusione. Gli aggiornamenti automatici non costituiscono attività dell’utente. Occorre quindi un nuovo accesso; l’account non viene cancellato. Restano applicabili le altre cause di cessazione della sessione del fornitore, come revoca e limiti impostati nel servizio di autenticazione. |
| Stato del controllo di inattività | Identificativo della sessione, utente associato, tempo residuo e stato di scadenza sono conservati nella memoria RAM del servizio. Lo stato scaduto viene mantenuto per impedire la riattivazione della stessa sessione, fino allo svuotamento dell’area RAM. Il controllo viene inizializzato nuovamente quando tale area viene ricreata, ad esempio dopo un riavvio della VM. |
| Log dei container | Rotazione in base alla dimensione, senza scadenza fissa in giorni: massimo cinque file da 10 MiB per componente, tre per Rizzo PII. |
| Log del proxy web | Rotazione settimanale configurata con quattro archivi per gli accessi e dieci per gli errori. Quando un log è vuoto la rotazione viene saltata: il numero di archivi non equivale a un termine massimo di quattro o dieci settimane. |
| Registri di audit del deposito dei token | Persistenti su disco, distinti dalle corrispondenze dei token. Conservati finché necessari per indagare incidenti o tutelare il servizio, con riesame almeno annuale e cancellazione dei dati non più necessari. La configurazione attuale non prevede una cancellazione automatica; il riesame e la cancellazione sono gestiti dall’amministratore. |
| Richieste di assistenza e privacy | Conservate fino alla chiusura della richiesta e successivamente soltanto per quanto necessario a obblighi applicabili o contestazioni. Il gestore riesamina la necessità della conservazione almeno annualmente e cancella i dati non più necessari. Non è stabilito un termine fisso uguale per tutte le comunicazioni. |
I documenti, i risultati e le corrispondenze sono gestiti in RAM: riavvii o guasti possono eliminarli prima delle durate massime. Le corrispondenze scadute non permettono più di ripristinare i valori originali. I file che hai scaricato sul tuo dispositivo seguono invece le tue modalità di conservazione.
Le eventuali copie e i registri interni dei fornitori seguono anche le condizioni dei rispettivi servizi. Il DPA di Clerk disciplina la gestione e la cancellazione dei dati trattati per conto del cliente; i termini relativi alla cessazione dell’accordo con il fornitore non vanno confusi con la cancellazione di un singolo account Ricalco AI.
I controlli dell’infrastruttura svolti il 4 ottobre 2026 nella regione Oracle Milano non hanno rilevato backup dei volumi, policy assegnate al volume della VM o bucket di archiviazione nel compartimento esaminato. Il controllo del 5 ottobre non ha individuato processi di backup applicativo nella VM. Queste verifiche non escludono copie esportate altrove o modifiche successive delle impostazioni del fornitore.
7. Chi può trattare i dati
L’amministrazione del servizio e l’accesso amministrativo ai dati sono riservati all’amministratore unico di T&T SRL. Il servizio impiega inoltre i seguenti fornitori e componenti, secondo le rispettive funzioni:
- Oracle Cloud Infrastructure: infrastruttura sulla quale opera il servizio.
- Clerk: autenticazione e gestione dell’account e della sessione. L’integrazione dell’app trasmette a Clerk i dati necessari all’accesso; il flusso OCR usa i componenti interni descritti sopra.
- Ollama, llama.cpp, ONNX Runtime, Rizzo PII e Doc Sanitizer: componenti eseguiti nell’infrastruttura del servizio per elaborare documenti e testo, secondo le funzioni richieste.
Il modulo di accesso prevede anche Google, Microsoft e Apple. Se scegli uno di questi metodi, il relativo fornitore tratta i dati necessari all’identificazione secondo la propria informativa. Le protezioni automatiche dei servizi Clerk coinvolgono anche Cloudflare.
Clerk può raccogliere telemetria tecnica sull’uso dei propri componenti nell’istanza attuale. Il fornitore descrive questi dati e le relative finalità nella documentazione sulla telemetria; dichiara che tale raccolta non comprende il contenuto dei file dell’app.
Le informazioni dei fornitori sono disponibili nella privacy dei servizi Oracle, nel DPA di Clerk e nell’elenco dei subfornitori Clerk. Le condizioni applicabili al servizio vanno riferite agli accordi effettivamente in essere.
8. Luoghi del trattamento e trasferimenti
La VM che esegue OCR, pseudonimizzazione e deposito delle corrispondenze è ospitata su Oracle Cloud Infrastructure nella regione Milano, Italia (eu-milan-1).
I servizi di autenticazione e i relativi fornitori possono comportare trattamenti fuori dallo Spazio economico europeo, compresi gli Stati Uniti. La collocazione italiana della VM riguarda l’elaborazione documentale e non descrive tutti i trattamenti dei fornitori esterni.
Clerk indica nel proprio DPA il Data Privacy Framework e, alle condizioni previste, le clausole contrattuali standard come meccanismi per i trasferimenti. Le informazioni sui subfornitori sono nel relativo elenco. Per informazioni sugli accordi e sulle garanzie applicabili al servizio puoi contattare T&T SRL a info@studioteatini.it.
9. Quali dati sono necessari
Il servizio richiede i dati necessari all’autenticazione per consentire l’accesso alle funzioni riservate. Senza un documento non può eseguire l’OCR richiesto. Il salvataggio delle preferenze nel browser è facoltativo: puoi rifiutarlo e usare le funzioni con le impostazioni correnti o predefinite.
Per i dettagli sul cookie tecnico e sulle preferenze consulta la pagina Cookies.
10. I tuoi diritti
Nei casi previsti puoi chiedere accesso, rettifica, cancellazione, limitazione e portabilità dei tuoi dati, opporti ai trattamenti basati sull’interesse legittimo e revocare il consenso senza pregiudicare il trattamento già effettuato.
Scrivi a info@studioteatini.it. Possiamo chiedere le informazioni necessarie a verificare l’identità. Rispondiamo di regola entro un mese; eventuali proroghe ammesse e le relative ragioni ti vengono comunicate entro tale termine. Per dati trattati per conto di un cliente, la richiesta viene gestita con il relativo titolare secondo gli accordi applicabili.
Puoi presentare un reclamo al Garante per la protezione dei dati personali o all’autorità di controllo competente. La pagina del Garante spiega anche come esercitare i diritti.
11. Aggiornamenti
La data in questa pagina identifica la versione dell’informativa. Gli aggiornamenti descriveranno eventuali cambiamenti del servizio o dei trattamenti. Per nuove finalità che richiedono il consenso verrà richiesta una scelta specifica.